OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa uvádzajú informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov

Spracovateľská operácia: organizácia a publikácia konferencie ENDORSE 2025

Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddelenie A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“

Referenčná značka: DPR-EC-00491

Obsah

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby (úradníka pre ochranu údajov) a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

V ďalšej časti sú uvedené informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „Konferencia ENDORSE 2025“, ktorú uskutočňuje oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddelenie A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddelenie A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“ Úradu pre publikácie získavajú a používajú vaše osobné údaje s cieľom pozývať vás na stretnutia, informačné dni, semináre alebo podobné podujatia (ďalej len „stretnutia“) so zamestnancami európskych inštitúcií, orgánov a agentúr, zamestnancami správnych orgánov členských štátov EÚ, ako aj širokou verejnosťou.

Spracovanie zahŕňa použitie vašich osobných údajov s cieľom pozvať a/alebo zaregistrovať vás na stretnutie, ktoré organizuje Úrad pre publikácie a ktoré sa koná buď v priestoroch Úradu pre publikácie, alebo na inom mieste.

Za výnimočných okolností, keď je ohrozené verejné zdravie, môže spracúvanie zahŕňať aj zostavovanie zoznamov účastníkov zúčastňujúcich sa na nevyhnutných stretnutiach Úradu pre publikácie vrátane externých a interných zamestnancov.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na automatizované prijímanie rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

– spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa

a

– ako dotknutá osoba ste poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Dodatočné právne základy pre spracovanie osobných údajov:

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie môže oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddelenie A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“ Úradu pre publikácie získavať tieto kategórie osobných údajov, ktoré sú potrebné na účasť na stretnutí:

• rod (na účely správneho oslovenia)
• meno a priezvisko,
• funkcia,
• pracovná poštová a e-mailová adresa,
• pracovné telefónne číslo,
• stravovacie preferencie/požiadavky,
• údaje vyžadované na bezpečnostné účely (služobné číslo zamestnanca alebo číslo občianskeho preukazu/pasu), dátum narodenia,
• údaje vyžadované na účely náhrady nákladov (informácie o použití dopravných prostriedkov a o ubytovaní, bankové údaje).
• Okrem toho je možné, že budeme počas podujatia vyhotovovať fotografie a videá.
• V prípade zoznamov účastníkov zúčastňujúcich sa na nevyhnutných stretnutiach vrátane externých a interných zamestnancov, ktoré boli zostavené s cieľom sledovať kontakty na účely verejného zdravia, sú povinné všetky kategórie údajov a môžu zahŕňať aj súkromné telefónne číslo a súkromnú e-mailovú adresu, adresu kancelárie, čas a dátum stretnutia, ako aj miestnosť, kde sa stretnutie konalo.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddelenie A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“ uchovávajú vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získavania alebo ďalšieho spracovania, konkrétne na organizáciu stretnutia a všetkých následných činností, ktoré sú potrebné vzhľadom na účel/-y stretnutia. Všetky osobné údaje sa vymažú z databáz jeden rok po poslednej aktivite v súvislosti s konferenciou s výnimkou záznamov prezentácií z konferencie, ktoré budú nahraté a sprístupnené na kanáli Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie na platforme YouTube. Záznamy zostanú na platforme YouTube. Okrem toho na každoročných seminároch, ktoré sa v Úrade pre vydávanie publikácií konajú pre generálne riaditeľstvá Komisie, agentúry EÚ a zastúpenia Komisie, sa osobné údaje uchovávajú ako súčasť zoznamu kontaktných údajov, ktoré si interne poskytujú útvary Európskej komisie, pokiaľ je dotknutá osoba kontaktnou osobou pre Úrad pre vydávanie publikácií. O odstránenie z tohto zoznamu kontaktných osôb môžete požiadať kedykoľvek.

Zoznamy účastníkov zúčastňujúcich sa na nevyhnutných stretnutiach vrátane externých a interných zamestnancov, ktoré boli zostavené na účely sledovania kontaktov v záujme ochrany verejného zdravia môžu podliehať osobitnému obdobiu uchovávania stanovenému generálnym sekretariátom Komisie

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Organizačné opatrenia zahŕňajú obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane s výnimkou prípadov, keď to v príslušnom rozsahu a na príslušný účel ukladá zákon. Úrad pre vydávanie publikácií neposkytne osobné údaje tretím stranám na účely priameho marketingu.

Sociálne médiá

Sociálne médiá používame na informovanie o konferencii ENDORSE 2025 a na jej propagáciu prostredníctvom široko využívaných a moderných kanálov. Môžete napríklad sledovať videá, ktoré nahrávame na kanál Úradu pre vydávanie publikácií na platforme YouTube a sledovať odkazy z nášho webového sídla na platformy Twitter, Instagram a LinkedIn.

Pri načítaní našich webových stránok do vášho počítača (alebo iných zariadení) nedôjde pri zobrazení platforiem X (predtým známa ako Twitter), Instagram, YouTube a LinkedIn k nastaveniu súborov cookies na účely pripojenia k týmto službám.

Videá súvisiace s konferenciou môžete sledovať na našom webovom sídle. Videá sa budú prehrávať pomocou prehrávača YouTube. Ak na videu kliknete na symbol „prehrať“, aby ste si ho pozreli, do vášho počítača alebo zariadenia sa nainštaluje súbor cookie platformy YouTube. Ak nekliknete na žiadne videá, nenainštaluje sa žiadny súbor cookie.

Z používania sociálnych médií však nevyplýva, že tieto médiá alebo ich zásady ochrany osobných údajov schvaľujete. V prípade, že občas nie je dostupné jedno alebo viaceré sociálne médiá, nepreberáme žiadnu zodpovednosť za neposkytnutie služby spôsobené touto dočasnou nedostupnosťou.

Odporúčame vám, aby ste si prečítali zásady ochrany osobných údajov platforiem X (predtým známa ako Twitter), LinkedIn, Instagram a YouTube. Vysvetľujú sa v nich zásady zhromažďovania a spracúvania údajov každej spoločnosti, používanie údajov týmito spoločnosťami, vaše práva a spôsoby, akými môžete chrániť svoje súkromie pri používaní týchto služieb.

Aplikácia konferencie

Úrad pre vydávanie publikácií používa konferenčnú aplikáciu Sli.do (https://www.sli.do/). Aplikácia je navrhnutá tak, aby registrovaným osobám pomohla zúčastniť sa na konferencii ENDORSE 2025 prostredníctvom účasti na prieskumoch, výmeny názorov a kladenia otázok. Registrovaným osobám sa odporúča, aby si túto aplikáciu stiahli, resp. ju používali (nie je to však povinnosť).

Pri používaní konferenčnej aplikácie sa od účastníkov bude vyžadovať, aby si vytvorili používateľské meno. Účet bude obsahovať meno, priezvisko, pracovné zaradenie a e-mailovú adresu.

Časť „Opýtať sa/vyjadriť sa/hlasovať“ v konferenčnej aplikácii umožňuje účastníkom zapojiť sa do konferencie. Otázky a pripomienky od účastníkov a súhrny výsledkov každého hlasovania, ktoré sa uskutoční počas verejného zasadnutia konferencie, sa zobrazia na obrazovke v konferenčnej miestnosti. Moderátori tieto informácie pred ich zobrazením zanalyzujú (poskytovateľ služby a Úrad pre vydávanie publikácií) s cieľom overiť, pokiaľ je to prakticky možné, pravosť totožnosti odosielateľa a relevantnosť obsahu správy/otázky.

Úrad pre vydávanie publikácií nezodpovedá za služby zabezpečované aplikáciou Sli.do. Odporúčame vám prečítať si vyhlásenie o ochrane osobných údajov spoločnosti Cisco Online, ktoré sa vzťahuje na všetky produkty spoločnosti Cisco vrátane aplikácie Sli.do: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Úrad pre vydávanie publikácií používa aj konferenčný nástroj EasyChair (https://easychair.org/). Tento nástroj, ktorý bude využívať programový výbor, podporuje správu príspevkov predložených na konferenciu ENDORSE 2025 v papierovej forme, kontrolu kvality príspevkov, úpravu programu a prípravu konferencie.

Nástroj EasyChair získava údaje, ktoré bežne požadujú organizátori konferencie. Tieto údaje zahŕňajú meno, e-mailovú adresu, adresu na účely korešpondencie, webovú stránku, krajinu, príslušnosť k organizácii, telefónne číslo a heslo. Úrad pre vydávanie publikácií nezodpovedá za služby zabezpečované nástrojom EasyChair. Odporúčame vám prečítať si vyhlásenie o ochrane osobných údajov EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu údajov alebo právo na prenosnosť údajov.

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddeleniu A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“ Úradu pre publikácie v prípade predmetnej spracovateľskej operácie. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Ak si neželáte, aby ste boli počas podujatia fotografovaný/-á alebo filmovaný/-á, obráťte sa na prevádzkovateľa (pozri oddiel 9 nižšie) a informujte ho o tom. Zamestnanci prevádzkovateľa sa pokúsia umiestniť vás na miesto, ktoré sa nebude fotografovať.

Ak si želáte, aby boli určité vaše fotografie/videá po podujatí odstránené z prepojeného úložiska alebo aby ste boli vy odstránený/-á z fotografii alebo videí, pošlite svoju žiadosť prevádzkovateľovi.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu (úradníka pre ochranu údajov). V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

Pokiaľ ide o zoznamy účastníkov zúčastňujúcich sa na nevyhnutných stretnutiach vrátane externých a interných zamestnancov zostavené s cieľom sledovať kontakty na účely verejného zdravia, vaše práva ako dotknutej osoby môžu podliehať obmedzeniam podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725. Ak si želáte uplatňovať svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušnú referenčnú značku, resp. značky, pozri bod 10).

9. Kontaktné údaje

– Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa, ktorým je oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ a oddelenie A.1 „Služby dátovej a formátovej štandardizácie“ Úradu pre publikácie na adrese OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

– Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa (t. j. podať sťažnosť) na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra úradníka pre ochranu údajov pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00491