Publications Office of the EU
ENDORSE 2025 conference - Despre Oficiul pentru Publicații
DisplayCustomHeader
MyPortal
Selector de limbă
română
BasketSummary
Dockbar
Dockbar este temporar indisponibil.
Aviz juridic privind CONFERINȚA ENDORSE 2025

PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Prezenta declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Operațiunea de prelucrare: organizarea și publicarea conferinței ENDORSE 2025

Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.1, „Relații cu părțile interesate și comunicare” și unitatea A.1, „Servicii de standardizare a datelor și formatelor”

Numărul de referință: DPR-EC-00491

Cuprins

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) se angajează să vă protejeze datele cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [care abrogă Regulamentul (CE) nr. 45/2001].

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele personale, cum colectăm, prelucrăm și protejăm toate datele personale furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație se precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare pentru conferința ENDORSE 2025, desfășurată de unitatea D.1, „Relații cu părțile interesate și comunicare” și de unitatea A.1, „Servicii de standardizare a datelor și formatelor” din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene, sunt prezentate mai jos.

2. De ce vă prelucrăm datele cu caracter personal și cum facem acest lucru?

Scopul operațiunii de prelucrare: Unitatea D.1, „Relații cu părțile interesate și comunicare” și unitatea A.1, „Servicii de standardizare a datelor și formatelor” din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează informațiile dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă invita la reuniuni, zile de informare, ateliere sau evenimente similare (denumite în continuare „reuniuni”) cu membri ai personalului instituțiilor, organismelor și agențiilor europene, cu personalul administrațiilor statelor membre ale UE, precum și cu publicul larg.

Prelucrarea implică utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă invita și/sau înregistra la o reuniune organizată de Oficiul pentru Publicații și desfășurată fie la sediul Oficiului pentru Publicații, fie în alt loc.

În circumstanțe excepționale de amenințări la adresa sănătății publice, prelucrarea poate implica, de asemenea, stabilirea unor liste de participanți (personal extern și intern) la reuniunile esențiale ale Oficiului pentru Publicații.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat sau pentru crearea de profiluri.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal este necesară:

- pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

- pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine operatorului de date;

precum și

- deoarece dumneavoastră, ca persoană vizată, ați consimțit ca datele personale furnizate să fie prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Temeiuri juridice suplimentare pentru prelucrare:

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm ulterior?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și comunicare” și unitatea A.1 „Servicii de standardizare a datelor și formatelor” din cadrul Oficiului pentru Publicații pot colecta următoarele categorii de date cu caracter personal, care sunt necesare pentru participarea la reuniune:

  • Genul (necesar pentru titlul corect)
  • nume și prenume
  • funcția
  • adrese poștale și de e-mail profesionale
  • număr de telefon profesional
  • preferințe alimentare/cerințe alimentare
  • informații din motive de securitate (numărul personal sau numărul cărții de identitate/pașaportului; data nașterii
  • informații în scopul rambursării (informații privind utilizarea transportului și cazarea; datele bancare)
  • În plus, am putea face fotografii și/sau înregistrări video în timpul evenimentului.
  • În cazul listelor de participanți la reuniunile esențiale, inclusiv personalul extern și intern, care sunt stabilite pentru a monitoriza contactele în scopuri legate de sănătatea publică, toate categoriile de date sunt obligatorii și pot include, de asemenea, numărul de telefon și adresa de e-mail private, adresa de birou și ora/data/sala reuniunii.

5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

Unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și comunicare” și unitatea A.1 „Servicii de standardizare a datelor și formatelor” din cadrul Oficiului pentru Publicații păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pe perioada de timp necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării acestora, și anume pentru organizarea reuniunii și a eventualelor acțiuni ulterioare legate de scopul reuniunii. Toate datele cu caracter personal vor fi șterse din bazele de date la 1 an de la ultima acțiune legată de reuniune, cu excepția înregistrărilor prezentărilor din cadrul conferinței, care vor fi încărcate și puse la dispoziția publicului pe pagina de YouTube a Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene. Înregistrările vor rămâne pe YouTube. În plus, pentru seminarele anuale organizate la Oficiul pentru Publicații pentru direcțiile generale ale Comisiei, agențiile UE și reprezentanțele Comisiei, datele cu caracter personal sunt păstrate ca parte a unei liste de date de contact partajate la nivel intern între serviciile Comisiei Europene, atâta timp cât persoana vizată este persoană de contact pentru Oficiul pentru Publicații. Puteți solicita în orice moment eliminarea datelor dumneavoastră de pe această listă.

Listele de participanți la reuniunile esențiale (personal extern și intern), întocmite pentru monitorizarea contactelor din motive de sănătate publică, pot avea o perioadă de păstrare specifică definită de Secretariatul General al Comisiei.

6. Cum sunt protejate și păstrate datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (EU, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate menite să garanteze securitatea online, să evite riscul pierderii datelor, al modificării datelor sau al accesului neautorizat, ținând seama de riscul pe care îl prezintă prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt divulgate?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal se acordă membrilor personalului Comisiei responsabili cu efectuarea operațiunii de prelucrare în cauză și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi comunicate niciunei părți terțe decât în măsura și în scopul pentru care este posibil să fim nevoiți să facem acest lucru în baza legislației. Oficiul pentru Publicații nu va divulga terților datele cu caracter personal pentru ca acestea să fie utilizate în scop de marketing direct.

Platformele de comunicare socială

Utilizăm platformele de comunicare socială pentru a promova conferința ENDORSE 2025 și pentru a comunica pe marginea ei prin canale actuale, utilizate pe scară largă. De exemplu, puteți urmări materialele video pe care le încărcăm pe pagina de YouTube a Oficiului pentru Publicații și puteți accesa de pe site-ul nostru linkurile către Twitter, Instagram și LinkedIn.

Pe calculatorul dumneavoastră (sau pe alte dispozitive utilizate) nu sunt instalate cookie-uri pentru afișarea butoanelor X (fostul Twitter), Instagram, YouTube și LinkedIn care v-ar permite să vă conectați la aceste servicii atunci când sunt încărcate paginile noastre de internet.

Pe site-ul nostru puteți viziona materiale video referitoare la conferință, acestea fiind stocate pe YouTube. În cazul în care faceți clic pe „play”, pe calculatorul sau dispozitivul dumneavoastră va fi instalat un cookie YouTube. Dacă nu faceți clic pe niciun material video, nu va fi instalat niciun cookie.

Utilizarea platformelor de comunicare socială nu implică în niciun fel susținerea acestora sau a politicilor lor de confidențialitate. Dacă se întâmplă ca platforma să nu fie disponibilă, nu ne asumăm nicio responsabilitate pentru lipsa serviciului în această perioadă de indisponibilitate.

Vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale platformelor X (fostă Twitter), LinkedIn, Instagram și YouTube. Acestea explică politica fiecărei companii în materie de colectare, prelucrare și utilizare a datelor, drepturile dumneavoastră și modul în care vă puteți proteja viața privată atunci când utilizați aceste servicii.

Aplicația pentru conferințe

Oficiul pentru Publicații utilizează aplicația pentru conferințe Sli.do (https://www.sli.do/). Aceasta este concepută pentru a ajuta entitățile înregistrate să participe la ENDORSE 2025, răspunzând la sondaje, făcând schimb de opinii și punând întrebări. Entitățile înregistrate sunt încurajate (fără a fi obligate) să descarce sau să utilizeze aplicația pentru conferințe.

Atunci când utilizează aplicația pentru conferințe, participanții vor trebui să creeze un nume de utilizator. Contul va conține prenumele, numele, funcția, adresa de e-mail și parola.

Secțiunea „Ask/comment/vote” din cadrul aplicației le permite invitaților să participe la conferință. Întrebările și observațiile primite din partea participanților, precum și agregarea rezultatelor sondajelor care au loc în timpul sesiunii publice a conferinței vor fi afișate pe un ecran în sala de conferințe. Înainte de a fi afișate, informațiile vor fi analizate de moderatori (prestatorul de servicii și Oficiul pentru Publicații) pentru a verifica, în măsura posibilului, autenticitatea identității expeditorului și relevanța conținutului mesajului/întrebării.

Serviciile acoperite de aplicația Sli.do nu intră în responsabilitatea Oficiului pentru Publicații. Vă sugerăm să consultați Declarația de confidențialitate Cisco Online, care se aplică tuturor produselor și serviciilor Cisco, inclusiv Sli.do: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Oficiul pentru Publicații utilizează, de asemenea, instrumentul de conferință EasyChair (https://easychair.org/). Acest instrument va fi utilizat de comitetul programului și ajută la gestionarea propunerilor pe suport de hârtie pentru conferința ENDORSE 2025, la revizuirea documentelor, la editarea programului și la pregătirea lucrărilor conferinței.

EasyChair colectează date care, în mod normal, sunt solicitate de organizatorii de conferințe. Acestea includ numele, adresa de e-mail, adresa de corespondență, pagina web, țara, afilierea, numărul de telefon și parola. Serviciile acoperite de aplicația EasyChair nu intră în responsabilitatea Oficiului pentru Publicații. Vă sugerăm să consultați Declarația de confidențialitate EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, conform capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau dreptul la portabilitatea datelor.

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unității D.1, „Relații cu părțile interesate și comunicare” și unității A.1, „Servicii de standardizare a datelor și formatelor” din cadrul Oficiului pentru Publicații pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, prin notificarea operatorului de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea respectivă.

Dacă nu doriți să fiți fotografiat sau filmat în timpul evenimentului, vă rugăm să contactați operatorul de date (a se vedea punctul 9 de mai jos) și să îl informați în acest sens. Personalul operatorului de date va încerca să vă plaseze într-un loc în care nu se fac fotografii.

Dacă, după eveniment, doriți ca anumite fotografii/materiale video în care apăreți să fie îndepărtate din orice registru conectat sau să fiți eliminat dintr-o fotografie sau un material video, vă rugăm să îi trimiteți cererea dumneavoastră operatorului de date.

Vă puteți exercita drepturile contactându-l pe operatorul de date sau, în cazul unui conflict, pe responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa, de asemenea, Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

În ceea ce privește listele de participanți la reuniunile esențiale (personal extern și intern) întocmite pentru a monitoriza contactele din motive de sănătate publică, se pot aplica restricții privind drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată, în conformitate cu articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725. În cazul în care doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să le descrieți în cererea dumneavoastră (și anume să furnizați numărul sau numerele de referință din registrul relevant, astfel cum se specifică în secțiunea 10 de mai jos).

9. Informații de contact

- Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date, respectiv unitatea D.1, „Relații cu părțile interesate și comunicare” și unitatea A.1 „Servicii de standardizare a datelor și formatelor” din cadrul Oficiului pentru Publicații, la adresa OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Îl puteți contacta pe responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) în legătură cu aspecte legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725.

­ Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Dacă sunteți de părere că drepturile dumneavoastră în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 au fost încălcate de către operatorul de date ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți depune o plângere și la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu).

10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_ro.

Această operațiune specifică de prelucrare va fi inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-00491