IL-PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI TIEGĦEK

Din id-dikjarazzjoni ta’ privatezza tipprovdi informazzjoni dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni tad-data personali tiegħek.

Operazzjoni ta’ pproċessar: Organizzazzjoni u pubblikazzjoni tal-konferenza ENDORSE 2025

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, l-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u l-unità A.1, “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format”

Referenza tar-rekord: DPR-EC-00491

Werrej

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa aktar id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din id-dikjarazzjoni ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru, nittrattaw u niżguraw il-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif tintuża dik l-informazzjoni, u xi drittijiet tista’ teżerċita b’rabta mad-data personali tiegħek. Hi tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita drittijietek, tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-ipproċessar tal-operazzjoni tal-organizzazzjoni tal-konferenza ENDORSE 2025 imwettqa mill-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u mill-unità A.1, “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

L-iskop tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u l-unità A.1, “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jiġbru u jużaw l-informazzjoni personali tiegħek biex jistednuk għal laqgħat, il-jiem ta’ informazzjoni u workshops jew avvenimenti simili (minn hawn ’il quddiem “laqgħat”) ma’ membri tal-persunal tal-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji Ewropej, il-persunal tal-amministrazzjonijiet tal-Istati Membri tal-UE kif ukoll il-pubbliku ġenerali.

L-ipproċessar jinvolvi l-użu tad-data personali tiegħek biex tiġi mistieden u/jew irreġistrat għal xi laqgħa organizzata mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u li ssir jew fil-bini tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jew f’post ieħor.

F’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni dwar theddid għas-saħħa pubblika, l-ipproċessar jista’ jinvolvi wkoll l-istabbiliment ta’ listi ta’ parteċipanti għal-laqgħat essenzjali tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet inkluż persunal estern u intern.

Id-data personali tiegħek mhix se tintuża għal teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzati inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Għal-liema raġuni(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek

Nipproċessaw id-data personali tiegħek għaliex:

– l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ xi kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;

– l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur ikun soġġett għalih;

kif ukoll

– inti, bħala s-suġġett tad-data, tkun tajt il-kunsens għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għal skop speċifiku wieħed jew aktar.

Bażijiet legali addizzjonali għall-ipproċessar:

4. Liema data personali niġbru u nkomplu nipproċessaw aktar?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, l-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u l-unità A.1, “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jistgħu jiġbru l-kategoriji ta’ data personali li ġejjin, li huma meħtieġa għall-parteċipazzjoni fil-laqgħa:

• Ġeneru (meħtieġ għall-korrettezza tat-titlu)
• isem u kunjom
• funzjoni
• indirizzi tal-email u postali professjonali
• numru tat-telefown professjonali
• preferenzi għall-ikel/rekwiżiti tad-dieta
• informazzjoni għal skopijiet ta’ sigurtà (numru tal-persunal jew numru tal-identità/passaport; data tat-twelid
• informazzjoni għal skopijiet ta’ rimborż (informazzjoni dwar l-użu tat-trasport u l-akkomodazzjoni; dettalji tal-bank)
• Barra minn hekk, nistgħu nieħdu ritratti u/jew nirrekordjaw filmati matul l-avveniment.
• Fil-każ ta’ listi ta’ parteċipanti f’laqgħat essenzjali inkluż persunal estern u intern, li huma stabbiliti sabiex jimmonitorjaw il-kuntatti għal skopijiet ta’ saħħa pubblika, il-kategoriji kollha tad-data huma obbligatorji u jistgħu jinkludu wkoll in-numru tat-telefown privat u l-indirizz tal-email, l-indirizz tal-uffiċċju u l-ħin/id-data/il-kamra tal-laqgħa.

5. Kemm żmien se tinżamm id-data personali tiegħek?

L-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u l-unità A.1, “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iżommu biss id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew ta’ aktar ipproċessar, jiġifieri għall-organizzazzjoni tal-laqgħa u kwalunkwe azzjoni ta’ segwitu kif meħtieġ fir-rigward tal-iskop(ijiet) tal-laqgħa. Id-data personali kollha titħassar mill-bażijiet tad-data sena wara l-aħħar azzjoni b’rabta mal-laqgħa, bl-eċċezzjoni tar-reġistrazzjonijiet tal-preżentazzjonijiet tal-konferenza, li se jittellgħu u jsiru disponibbli fuq il-paġna ta’ YouTube tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea. Ir-reġistrazzjonijiet se jibqgħu fuq YouTube. Barra minn hekk, għas-seminars annwali li jsiru fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għad-DĠ tal-Kummissjoni, l-Aġenziji tal-UE u r-Rappreżentanzi tal-Kummissjoni, id-data personali tinżamm bħala parti minn lista ta’ dettalji ta’ kuntatt li tkun aċċessibbli internament fost is-servizzi tal-Kummissjoni Ewropea sakemm is-suġġett tad-data jkun persuna ta’ kuntatt għall-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Fi kwalunkwe ħin tista’ titlob li titneħħa minn lista ta’ kuntatt bħal din.

Il-listi tal-parteċipanti f’laqgħat essenzjali inkluż persunal estern u intern stabbilit sabiex jiġu mmonitorjati kuntatti għal skopijiet ta’ saħħa pubblika jista’ jkollhom perjodu speċifiku ta’ żamma definit mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni.

6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data mtellgħin, eċċ.) tinħażen fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu li l-aċċess għad-data personali jkun ristrett biss lill-persuni awtorizzati li jkollhom bżonn jaċċessawha leġittimament għall-iskopijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek jingħata lill-istaff tal-Kummissjoni responsabbli biex iwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Dan l-istaff għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lil ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-iskop li nistgħu nkunu obbligati li nagħmlu dan bil-liġi. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet mhux se jikkondividi data personali ma’ partijiet terzi għall-iskop ta’ kummerċjalizzazzjoni diretta.

Media soċjali

Aħna nużaw il-media soċjali biex ninfurmaw dwar il-konferenza ENDORSE 2025 u nippromwovuha permezz ta’ mezzi użati b’mod wiesa’ u kontemporanji. Pereżempju, tista’ tara filmati li ntellgħu fil-paġna ta’ YouTube tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, u ssegwi links mis-sit web tagħna għal Twitter, Instagram u LinkedIn.

Il-cookies mhumiex issettjati b’mod li mill-buttuni ta’ X (li kien magħruf bħala Twitter), Instagram, YouTube u LinkedIn iqabbduk ma’ dawk is-servizzi meta fuq il-kompjuter (jew apparat ieħor) tiegħek jitilgħu l-paġni tas-sit web tagħna.

Tista’ tara filmati relatati mal-konferenza fuq is-sit web tagħna. Dawn tarahom billi tuża l-player ta’ YouTube. F’każ li tikklikkja “play” fuq filmat biex tarah, tiġi installata cookie ta’ YouTube fuq il-kompjuter jew l-apparat tiegħek. Jekk ma tikklikkja ebda filmat, ma tiġi installata ebda cookie.

L-użu tal-media soċjali b’ebda mod ma jimplika l-approvazzjoni tagħhom jew tal-politiki ta’ privatezza tagħhom. F’każ li ma tkunx disponibbli media soċjali waħda jew aktar, ma naċċettaw ebda responsabbiltà għan-nuqqas ta’ servizz minħabba l-perjodu ta’ waqfien tagħhom.

Nirrakkomandawlek taqra l-politiki ta’ privatezza ta’ X (li kien magħruf bħala Twitter), LinkedIn, Instagram u YouTube. Dawn jispjegaw il-politika ta’ kull kumpanija għall-ġbir u l-ipproċessar tad-data, l-użu tagħha tad-data, drittijietek u l-modi li bihom tista’ tipproteġi l-privatezza tiegħek meta tuża dawn is-servizzi.

App tal-Konferenzi

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet juża l-app tal-konferenzi Sli.do (https://www.sli.do/). L-app hija mfassla biex tgħin lir-reġistranti jipparteċipaw fil-konferenza ENDORSE 2025 billi jieħdu sehem fl-istħarriġ, jaqsmu l-fehmiet tagħhom u jistaqsu mistoqsijiet. Ir-reġistranti huma mħeġġa, iżda ma huma taħt l-ebda obbligu, li jniżżlu jew jużaw l-app tal-konferenzi.

Meta jużaw l-app tal-konferenzi, il-parteċipanti se jintalbu joħolqu login. Il-kont se jkun fih l-isem, il-kunjom, it-titlu tal-impjieg u l-indirizz tal-email u l-password.

It-taqsima “Staqsi/ikkummenta/ivvota” tal-app tal-konferenzi tippermetti lill-parteċipanti jipparteċipaw fil-konferenza. Il-mistoqsijiet u l-kummenti mill-parteċipanti u l-aggregati tar-riżultati ta’ kwalunkwe votazzjoni li ssir matul is-sessjoni pubblika tal-konferenza se jintwerew fuq skrin fis-sala tal-konferenza. Qabel ma tintwera din l-informazzjoni, din tiġi analizzata mill-moderaturi (il-fornitur tas-servizz u l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet) biex tiġi vverifikata, sa fejn ikun prattikament possibbli, l-awtentiċità tal-identità ta’ min jibgħat u r-rilevanza tal-kontenut tal-messaġġ/mistoqsija.

Is-servizzi koperti mill-app Slido mhumiex taħt ir-responsabbiltà tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Nissuġġerulek tirreferi għad-Dikjarazzjoni ta’ Privatezza Online ta’ Cisco, li tapplika għall-prodotti u s-servizzi kollha ta’ Cisco, inkluż Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet juża wkoll l-għodda tal-konferenzi EasyChair (https://easychair.org/). Din l-għodda se sservi lill-kumitat tal-programm u tappoġġja l-ġestjoni tas-sottomissjonijiet stampati għall-konferenza ENDORSE 2025, ir-reviżjoni tad-dokumenti, l-editjar tal-programm u t-tħejjija tal-proċedimenti tal-konferenza.

L-EasyChair tiġbor data li normalment tkun meħtieġa mill-organizzaturi tal-konferenza. Din tinkludi l-isem, l-indirizz tal-email, l-indirizz għall-korrispondenza, il-paġna web, il-pajjiż, l-affiljazzjoni, in-numru tat-telefown u l-password. Is-servizzi koperti mill-app EasyChair ma jaqgħux taħt ir-responsabbiltà tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Nissuġġerulek tirreferi għad-dikjarazzjoni ta’ privatezza ta’ Easychair:https://easychair.org/privacy.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Inti għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Fejn applikabbli, għandek id-dritt ukoll li toġġezzjona għall-ipproċessar jew id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex tipprovdi d-data personali tiegħek lill-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u lill-unità A.1 “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għall-operazzjoni ta’ pproċessar preżenti. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar ma jaffettwax il-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Jekk ma tixtieqx jitteħdulek ritratti jew tiġi ffilmjat matul l-avveniment, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data (ara l-Intestatura 9 hawn taħt) u infurmah dwar dan. Il-persunal tal-Kontrollur tad-Data jipprova jqiegħdek f’post li ma jidhirx fir-ritratti.

Jekk wara l-avveniment tixtieq li ċerti ritratti/filmati tiegħek jitneħħew minn kwalunkwe repożitorju konness, jew li inti stess titneħħa minn ġo ritratt jew filmat, jekk jogħġbok ibgħat rikjesta lill-Kontrollur tad-Data.

Tista’ teżerċita drittijietek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Fir-rigward tal-listi ta’ parteċipanti f’laqgħat essenzjali inkluż persunal estern u intern stabbilit sabiex jimmonitorja l-kuntatti għal skopijiet ta’ saħħa pubblika, jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet fuq drittijietek bħala suġġett tad-data f’konformità mal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725. Fejn tkun tixtieq teżerċita drittijietek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-Referenza/i tar-rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt) fir-rikjesta tiegħek.

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

– Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita drittijietek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ħossok liberu li tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, l-unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach” u l-unità A.1 “Servizzi ta’ Standardizzazzjoni tad-Data u tal-Format”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

– L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

– Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)

Inti għandek id-dritt tirrikorri (jiġifieri tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru drittijietek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz ta’ din il-link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika se tkun inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-rekord li ġejja: DPR-EC-00491