JŪSU PERSONAS DATU AIZSARDZĪBA

Šajā paziņojumā par privātumu ir sniegta informācija par jūsu personas datu apstrādi un aizsardzību.

Apstrādes darbība: konferences “ENDORSE 2025” organizēšana un ar to saistītās publikācijas

Eiropas Savienības Publikāciju biroja D.1 nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļa “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi”

Atsauces numurs: DPR-EC-00491

Saturs

1. Ievads

Eiropas Komisija (tālāk tekstā “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un respektēt jūsu privātumu. Komisija personas datus vāc un pēc tam apstrādā, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots jūsu personas datu apstrādes nolūks, veids, kādā visi sniegtie personas dati tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības jums ir saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā sniegta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Konferences “ENDORSE 2025” organizēšana”, kuru veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja D.1 nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļa “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi”.

2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu personas datus

Apstrādes darbības nolūks. Publikāciju biroja D.1 nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļa “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi” vāc un izmanto jūsu personas datus, lai uzaicinātu jūs uz sanāksmēm, informācijas dienām, semināriem un līdzīgiem pasākumiem (turpmāk “sanāksmes”), kuros piedalās ES iestāžu, struktūru un aģentūru darbinieki, ES dalībvalstu pārvaldes iestāžu darbinieki, kā arī iedzīvotāji.

Apstrāde ietver jūsu personas datu izmantošanu, lai jūs uzaicinātu un/vai reģistrētu dalībai sanāksmē, ko Publikāciju birojs organizē savās telpās vai citur.

Ārkārtas apstākļos, kas saistīti ar sabiedrības veselības apdraudējumu, apstrāde var ietvert arī būtisku Publikāciju biroja sanāksmju dalībnieku (tai skaitā štata un ārštata darbinieku) sarakstu izveidi.

Jūsu personas dati netiks izmantoti automatizētai lēmumu pieņemšanai, piemēram, profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats

Jūsu personas datus apstrādājam tāpēc, ka:

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu kādu juridisku datu pārziņa pienākumu,

un

- jūs kā datu subjekts esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem.

Citi apstrādes juridiskie pamati:

4. Kādus personas datus mēs vācam un pēc tam apstrādājam

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja D.1 nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļa “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi” var vākt šādu kategoriju personas datus, kas nepieciešami dalībai sanāksmē:

• dzimums (lai noteiktu pareizo uzrunas formu,
• vārds un uzvārds,
• amats,
• darba adrese un e-pasta adrese,
• darba tālruņa numurs,
• informācija par ēdiena izvēli un/vai uztura prasībām,
• drošības nodrošināšanai nepieciešamā informācija (personāla numurs vai personas apliecības / pases numurs, dzimšanas datums),
• izdevumu atlīdzināšanai nepieciešamā informācija (informācija par transporta izmantošanu un apmešanās vietu, bankas rekvizīti).
• Pasākuma laikā arī var tikt uzņemtas fotogrāfijas un/vai ierakstīts video.
• Ja tiek izmantoti būtisku sanāksmju dalībnieku (tai skaitā štata un ārštata darbinieku) saraksti, kas izveidoti, lai sabiedrības veselības nolūkos saglabātu kontaktinformāciju, visas datu kategorijas ir obligātas un var ietvert arī privāto tālruņa numuru un e-pasta adresi, biroja adresi un sanāksmes laiku/datumu/telpu.

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus

Publikāciju biroja D.1 nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļa “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi” glabā jūsu personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, lai organizētu sanāksmi un jebkādus turpmākus pasākumus, kas vajadzīgi saistībā ar sanāksmes mērķi(-iem). Visi personas dati no datubāzēm tiks izdzēsti vienu gadu pēc pēdējās darbības saistībā ar konferenci, izņemot konferences prezentāciju ierakstus, kas tiks augšupielādēti un darīti pieejami Eiropas Savienības Publikāciju birojs “YouTube” lapā. Ieraksti joprojām būs pieejami vietnē “YouTube”. Turklāt saistībā ar ikgadējiem semināriem, kas Komisijas ģenerāldirektorātiem, ES aģentūrām un Komisijas pārstāvniecībām tiek rīkoti Publikāciju birojā, personas dati tiek saglabāti kontaktinformācijas sarakstā, kas tiek iekšēji kopīgots Eiropas Komisijas dienestu starpā, kamēr vien attiecīgā persona ir Publikāciju biroja kontaktpersona. Jūs jebkurā brīdī varat lūgt, lai jūsu vārdu izņem no kontaktpersonu saraksta.

Būtisku sanāksmju dalībnieku (tai skaitā štata un ārštata darbinieku) sarakstiem, kas izveidoti, lai sabiedrības veselības nolūkos saglabātu kontaktinformāciju, var būt īpašs glabāšanas periods, ko nosaka Komisijas Ģenerālsekretariāts.

6. Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus

Visi personas dati elektroniskā formātā (e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētu datu kopumi utt.) tiek glabāti Eiropas Komisijas serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar personas datu apstrādi un apstrādāto personas datu veidu saistīto risku, tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana un neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros piekļuve personas datiem tiek dota tikai pilnvarotām personām, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kas var piekļūt jūsu personas datiem, un kam tos izpauž

Jūsu personas datiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.

Informācija, ko mēs vācam, netiks izpausta nevienai trešai personai, izņemot tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas varētu būt jādara saskaņā ar tiesību aktiem. Publikāciju birojs personas datus nenodos trešām personām tiešās tirgvedības vajadzībām.

Sociālie mediji

Mēs izmantojam sociālos medijus, lai izplatītu informāciju par konferenci “ENDORSE 2025” un reklamētu to plaši izmantotos un mūsdienīgos kanālos. Piemēram, videomateriālus mēs augšupielādējam Publikāciju biroja “YouTube” lapā, un mūsu tīmekļvietnē ir pieejamas saites uz “X” (iepriekš “Twitter”), “Instagram” un “LinkedIn” kontiem.

Kad mūsu tīmekļa lapas tiek ielādētas jūsu datorā (vai citā ierīcē), tajā netiek ievietotas nekādas sīkdatnes, kas paredzētas tam, lai parādītu pogas “X”, “Instagram”, “YouTube” un “LinkedIn”, kas ļauj pieslēgtiem šiem pakalpojumiem.

Ar konferenci saistītos videomateriālus varat noskatīties mūsu tīmekļvietnē. Tie tiks atskaņoti, izmantojot “YouTube Player”. Kad noklikšķināsiet uz video, lai to noskatītos, jūsu datorā vai ierīcē tiks instalēta “YouTube” sīkdatne. Ja nenoklikšķināsiet uz neviena video, neviena sīkdatne netiks instalēta.

Sociālo mediju izmantošana nekādā veidā nenozīmē šo mediju vai to privātuma politikas atbalstīšanu. Ja kāds no sociālajiem medijiem uz laiku nav pieejams, mēs neuzņemamies nekādu atbildību par pakalpojuma pātraukšanu.

Iesakām iepazīties ar “X” (agrāk “Twitter”), “LinkedIn”, “Instagram” un “YouTube” privātuma politiku. Tā izskaidro konkrēto uzņēmumu datu vākšanas un apstrādes politiku, datu izmantošanu, jūsu tiesības un veidus, kā varat aizsargāt savu privātumu, kad izmantojat šos pakalpojumus.

Konferences lietotne

Publikāciju birojs izmanto konferences lietotni “Slido” (https://www.sli.do/). Lietotne ir paredzēta tam, lai reģistrētie konferences “ENDORSE 2025” dalībnieki varētu piedalīties aptaujās, paust viedokli un uzdot jautājumus. Aicinām reģistrētos dalībniekus lejupielādēt vai izmantot konferences lietotni, bet tas nav obligāti.

Lai varētu izmantot konferences lietotni, konferences dalībniekiem ir jāizveido konts. Kontā jānorāda vārds, uzvārds, amata nosaukums, e-pasta adrese un parole.

Līdzdalību konferencē palīdz nodrošināt lietotnes sadaļa “Ask/comment/vote” (Jautā/komentē/balso). Dalībnieku jautājumi un komentāri, kā arī konferences publisko sesiju laikā notikušās balsošanas rezultātu kopsavilkumi tiks rādīti konferences telpā uz ekrāna. Pirms šīs informācijas parādīšanas moderatori (pakalpojumu sniedzējs un Publikāciju birojs) to analizēs, lai iespēju robežās pārbaudītu autoru identitātes autentiskumu un ziņojuma/jautājuma satura piemērotību.

Publikāciju birojs nav atbildīgs par lietotnes “Slido” sniegtajiem pakalpojumiem. Iesakām iepazīties ar uzņēmuma “Cisco” paziņojumu par privātumu tiešsaistē, kas attiecas uz visiem “Cisco” produktiem un pakalpojumiem, tai skaitā “Slido”: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Publikāciju birojs izmanto arī konferenču organizēšanas rīku “EasyChair” (https://easychair.org/). Šis rīks, ko izmantos programmas komiteja, palīdz pārvaldīt konferencei “ENDORSE 2025” iesniegtos materiālus papīra formātā, pārskatīt dokumentus, rediģēt programmu un plānot konferences norisi.

Šis rīks vāc datus, kas parasti ir vajadzīgi konferenču organizatoriem (piemēram, vārds, uzvārds, e-pasta adrese, adrese sarakstei, tīmekļvietne, valsts, organizācija/uzņēmums un tālruņa numurs). Publikāciju birojs nav atbildīgs par lietotnes “EasyChair” sniegtajiem pakalpojumiem. Iesakām iepazīties ar “EasyChair” paziņojumu par privātumu: https://easychair.org/privacy.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā varat tās izmantot

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt jūsu personas datiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot jūsu personas datu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Jūs esat piekritis sniegt savus personas datus Publikāciju biroja D.1 nodaļai “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļai “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi”, lai tās varētu veikt šo apstrādes darbību. Savu piekrišanu varat jebkurā laikā atsaukt, par to informējot datu pārzini. Lai arī piekrišana būs atsaukta, datu apstrāde, kas būs veikta pirms piekrišanas atsaukšanas, būs likumīga.

Ja nevēlaties, lai jūs pasākuma laikā fotografē vai filmē, sazinieties ar datu pārzini (sk. 9. punktu) un informējiet viņu par to. Datu pārziņa personāls mēģinās jums ierādīt vietu, kurā netiksiet uzņemts fotogrāfijā.

Ja pēc pasākuma vēlaties, lai atsevišķi jūsu fotoattēli/videomateriāli tiktu izņemti no visiem attiecīgajiem repozitorijiem vai lai jūs izņemtu no kāda fotoattēla vai video, nosūtiet savu pieprasījumu datu pārzinim.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Ja nepieciešams, varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā.

Attiecībā uz būtisku sanāksmju dalībnieku (tai skaitā štata un ārštata darbinieku) sarakstiem, kas izveidoti, lai sabiedrības veselības nolūkos saglabātu kontaktinformāciju, jūsu kā datu subjekta tiesības var tikt ierobežotas saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. pantu. Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās savā pieprasījumā (t. i., miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

- Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, varat sazināties ar datu pārzini – Publikāciju biroja D.1 nodaļu “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi” un A.1 nodaļu “Datu un formātu standartizācijas pakalpojumi”, rakstot uz adresi OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

- Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz adresi DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt sūdzību, rakstot uz adresi edps@edps.europa.eu.

10. Kur var atrast sīkāku informāciju

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē reģistru ar visām Komisijas veiktajām personas datu apstrādes darbībām, kuras ir dokumentētas un viņam paziņotas. Reģistram var piekļūt šeit: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība tiks iekļauta datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00491