TEIE ISIKUANDMETE KAITSE

See isikuandmete kaitse avaldus sisaldab teavet Teie isikuandmete töötlemise ja kaitse kohta.

Töötlemistoiming: Konverentsi „ENDORSE 2025“ korraldus ja materjalide avaldamine

Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, üksus D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksus A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“

Registriviide: DPR-EC-00491

Sisukord

1. Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kohustub kaitsma isikuandmeid ja austama eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist (ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001).

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes on selgitatud, millisel eesmärgil isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, töödeldakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised on Teie õigused oma isikuandmete suhtes. See sisaldab ka selle vastutava töötleja kontaktandmeid, kelle poole saate oma õiguste kasutamiseks pöörduda, samuti andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmeid.

Allpool on esitatud teave Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksuse D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksuse A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“ töötlemistoimingu kohta seoses konverentsi „ENDORSE 2025“ korraldamisega.

2. Mis eesmärgil ja kuidas Teie isikuandmeid töödeldakse?

Töötlemistoimingu eesmärk. Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksus A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“ koguvad ja kasutavad Teie isikuandmeid selleks, et kutsuda Teid koosolekutele, teabepäevadele, seminaridele või sarnastele üritustele (edaspidi „koosolekud“), millest võtavad osa Euroopa institutsioonide, organite ja asutuste töötajad, ELi liikmesriikide haldusasutuste töötajad ning muud isikud.

Töötlemine hõlmab Teie isikuandmete kasutamist, et kutsuda ja/või registreerida Teid Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korraldatavale koosolekule, mis toimub kas väljaannete talituse ruumides või mõnes muus kohas.

Rahvatervise ohtudega seotud erandlikel asjaoludel võib töötlemine hõlmata ka väljaannete talituse olulistel koosolekutel osalejate, sealhulgas koosseisuväliste ja talituse enda töötajate nimekirja koostamist.

Teie isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste, sh profiilianalüüsi tegemiseks.

3. Milline on isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Töötleme Teie isikuandmeid järgmistel põhjustel:

- töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks;

- töötlemine on vajalik vastutava töötleja õiguslikult siduva kohustuse täitmiseks

ning

- kui olete andmesubjektina andnud nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks ühel või mitmel konkreetsel eesmärgil.

Töötlemise muud õiguslikud alused:

4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?

Selle töötlemistoimingu tegemiseks võivad Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksus A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“ koguda järgmist liiki isikuandmeid, mis on vajalikud koosolekul osalemiseks:

• sugu (vajalik õige tiitli jaoks)
• ees- ja perekonnanimi
• ametikoht
• tööalased posti- ja e-posti aadressid
• töötelefon
• toidueelistused/toitumispiirangud
• turvaotstarbeline teave (personalinumber või isikukood/passi number; sünniaeg)
• teave kulude hüvitamiseks (teave transpordi ja majutuse kasutamise kohta; pangaandmed)
• Lisaks võime ürituse ajal teha fotosid ja/või salvestada videoid.
• Olulistel koosolekutel osalejate (sealhulgas koosseisuvälised ja talituse enda töötajad) nimekirjadel, mis on loodud selleks, et jälgida kontakte rahvatervise huvides, on kohustuslikud kõik andmekategooriad ning need võivad sisaldada ka isiklikku telefoninumbrit ja e-posti aadressi, töökoha aadressi ja koosoleku aega/kuupäeva/ruumi.

5. Kui kaua Teie isikuandmeid säilitatakse?

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksus A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“ säilitavad Teie isikuandmeid ainult seni, kuni vaja nende kogumise eesmärgi täitmiseks ja edasiseks töötlemiseks, s.t korraldada koosolekut ja teha muid koosoleku eesmärkide saavutamiseks vajalikke toiminguid. Kõik isikuandmed kustutatakse andmebaasidest üks aasta pärast viimast koosolekuga seotud toimingut, välja arvatud konverentsi esitluste salvestused, mis laaditakse üles ja tehakse kättesaadavaks Euroopa Liidu Väljaannete Talituse YouTube’i lehel. Salvestused jäävad YouTube’i. Mis puudutab väljaannete talituse kontaktisikuks olevate andmesubjektide isikuandmeid, siis väljaannete talituses peetavate iga-aastaste komisjoni peadirektoraatide, ELi ametite ja komisjoni esinduste seminaride kontaktisikute andmed kantakse kontaktandmete nimekirja, mida saavad kasutada ka teised Euroopa Komisjoni talitused. Te võite igal ajal paluda, et Teie nimi sellest kontaktandmete nimekirjast kustutataks.

Olulistel koosolekutel osalejate (sealhulgas koosseisuvälised ja talituse enda töötajad) nimekirjadel, mis on loodud selleks, et jälgida kontakte rahvatervise huvides, võib olla komisjoni peasekretariaadi poolt kindlaks määratud konkreetne säilitamisaeg.

6. Kuidas Teie isikuandmeid kaitstakse?

Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üleslaaditud andmestikud jne) hoitakse Euroopa Komisjoni serverites. Kõik töötlemistoimingud tehakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Komisjonil on isikuandmete kaitseks mitmesugused tehnilised ja korralduslikud vahendid. Tehniliste meetmetega tagatakse võrguturve ja välditakse andmekao, andmete muutmise või andmetele loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse isikuandmete töötlemisest ja töödeldavate andmete laadist tulenevat riski. Korralduslike vahenditega tagatakse, et juurdepääsu isikuandmetele saavad ainult vastava loaga isikud, kellel on vaja neid teada teatava andmetöötlustoimingu tegemiseks.

7. Kellel on juurdepääs Teie isikuandmetele ja kellele need avaldatakse?

Teie isikuandmetele on juurdepääs komisjoni töötajatel, kes vastutavad andmete töötlemise eest, ja neil volitatud töötajatel, kellel on neid vaja teada. Kõik need töötajad peavad kinni seadusjärgsetest ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

Me ei edasta kogutud teavet kolmandatele isikutele, välja arvatud seaduses ettenähtud ulatuses ja eesmärgil. Väljaannete talitus ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele otseturunduse eesmärgil.

Sotsiaalmeedia

Me kasutame sotsiaalmeediat, et tutvustada ja populariseerida konverentsi „ENDORSE 2025“ laia levikuga kaasaegsete kanalite kaudu. Nii näiteks laadime me videoid üles väljaannete talituse YouTube’i lehele ning avaldame oma veebisaidil Twitteri, Instagrami ja LinkedIni linke.

Meie veebilehtede avamisel Teie arvutis (või muudes seadmetes) ei salvestata küpsiseid, kui kasutate meie veebilehtedel kuvatavaid X (endine Twitter), Instagrami, YouTube’i ja LinkedIni nuppe nende teenustega ühendumiseks.

Konverentsi videoid saab vaadata meie veebisaidil. Neid esitatakse YouTube’i videovaaturi abil. Kui klõpsate video vaatamiseks videol oleval nupul „Play“, paigaldatakse Teie arvutisse või seadmesse YouTube’i küpsisfail. Kui ühelgi videol ei klõpsata, siis küpsisfaili ei paigaldata.

Sotsiaalmeedia kasutamine ei tähenda mingil juhul selle kanalite soovitamist või nende isikuandmete kaitse põhimõtete heakskiitmist. Kui üks või mitu sotsiaalmeedia kanalit ei ole mingil ajal kättesaadavad, siis meie teenuse puudumise eest ei vastuta.

Soovitame Teil tutvuda X (endine Twitter), LinkedIni, Instagrami ja YouTube’i isikuandmete kaitse põhimõtetega. Neis selgitatakse iga ettevõte isikuandmete kogumise, töötlemise ja kasutamise põhimõtteid ning kasutajate õigusi ja seda, kuidas kasutajad saavad kaitsta oma isikuandmeid nende teenuste kasutamisel.

Konverentsiäpp

Väljaannete talitus kasutab konverentsirakendust Sli.do (https://www.sli.do/). See rakendus aitab registreerunutel osaleda konverentsil „ENDORSE 2025“ – vastata küsitlustele, jagada arvamusi ja esitada küsimusi. Registreerunutel soovitatakse küll konverentsirakendus alla laadida ja seda kasutada, kuid see ei ole kohustuslik.

Konverentsirakenduse kasutamiseks tuleb osalejal luua kasutajakonto. Selleks on vaja ees- ja perekonnanime, ametinimetust ja e-posti aadressi ning salasõna.

Konverentsil saab osaleda rakenduse jaotise „Küsi, kommenteeri ja hääleta“ kaudu. Osalejate küsimused ja kommentaarid ning konverentsi avalikul istungil toimuvate küsitluste tulemused kuvatakse konverentsiruumi ekraanil. Teavet ei kuvata enne, kui moderaatorid (teenuseosutaja ja väljaannete talitus) on seda analüüsinud, et kontrollida võimaluste piires saatja isikut ja sõnumi või küsimuse teemakohasust.

Väljaannete talitus ei vastuta Slido rakenduse kaudu pakutavate teenuste eest. Soovitame Teil tutvuda Cisco Online’i isikuandmete kaitse põhimõtetega, mida kohaldatakse kõigi Cisco toodete ja teenuste, sealhulgas Slido suhtes: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Väljaannete talitus kasutab ka platvormi EasyChair (https://easychair.org/). Programmikomitee kasutab seda lahendust konverentsile „ENDORSE 2025“ paberkandjal esitatavate ettekannete haldamiseks, ettekannete läbivaatamiseks, programmi koostamiseks ja konverentsimaterjali ettevalmistamiseks.

EasyChair kogub andmeid, mida konverentside korraldajad tavapäraselt koguvad. Need andmed on muu hulgas nimi, e-posti aadress, postiaadress, veebisaidi aadress, riik, organisatsiooni nimi, telefoninumber ja salasõna. Väljaannete talitus ei vastuta EasyChair rakenduse kaudu pakutavate teenuste eest. Soovitame Teil tutvuda EasyChairi isikuandmete kaitse põhimõtetega: https://easychair.org/privacy.

8. Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklid 14–25) alusel on Teil andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada või kustutada ja õigus piirata nende töötlemist. Vajaduse korral on Teil õigus andmete töötlemine ka vaidlustada või neid ühest süsteemist teise üle kanda.

Olete nõustunud esitama oma isikuandmed Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksusele D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksusele A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“ asjaomaseks töötlemistoiminguks. Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, teatades sellest vastutavale töötlejale. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

Kui Te ei soovi, et Teid ürituse ajal pildistataks või filmitaks, võtke palun ühendust vastutava töötlejaga (vt punkt 9 allpool) ja teavitage teda sellest. Teid proovitakse paigutada kohta, kus Teid ei pildistata.

Kui pärast ürituse toimumist soovite, et teatavad Teie fotod/videod eemaldataks mis tahes ühendatud teabehoidlast või et Teid eemaldataks fotolt või videolt, saatke palun sellekohane taotlus vastutavale töötlejale.

Oma õigusi saate kasutada, kui võtate ühendust isikuandmete vastutava töötlejaga, vaidluse korral aga komisjoni isikuandmete kaitse ametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Vajalikud kontaktandmed leiate punktist 9.

Olulistel koosolekutel osalejate (sealhulgas koosseisuvälised ja talituse enda töötajad) nimekirjade (mis on loodud selleks, et jälgida kontakte rahvatervise huvides) puhul võib kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikliga 25 piirata Teie õigusi andmesubjektina. Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage palun taotluses nende kirjeldus (st registriviide või -viited, mis on märgitud punktis 10).

9. Kontaktandmed

- Vastutav töötleja

Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse seoses Teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, võtke palun ühendust väljaannete talituse üksuse D.1 „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“ ning üksuse A.1 „Andmete ja vormingu standardimisteenused“ vastutava töötlejaga aadressil: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

- Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik

Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta määruse (EL) 2018/1725 kohaselt, võite ühendust võtta andmekaitseametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- Euroopa Andmekaitseinspektor

Kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725, võite esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu).

10. Kust leida lisateavet?

Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit komisjoni toimingutest isikuandmete töötlemisel, mis on dokumenteeritud ja talle teatavaks tehtud. Registriga saate tutvuda järgmisel aadressil: http://ec.europa.eu/dpo-register.

See konkreetne töötlemistoiming on kantud andmekaitseametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-00491