PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

La presente declaración de confidencialidad le ofrece información acerca del tratamiento y la protección de sus datos personales.

Operación de tratamiento: organización y publicación de la conferencia ENDORSE 2025

Oficina de Publicaciones de la Unión Europea: Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos)

Referencia de registro: DPR-EC-00491

Índice

1. Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo, «la Comisión») se compromete a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También especifica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación se presenta la información relativa al tratamiento de las tareas organizativas de la conferencia ENDORSE 2025 que lleva a cabo la Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y la Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos) de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

Finalidad de la operación de tratamiento: La Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y la Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos) de la Oficina de Publicaciones recogen y utilizan su información personal para invitarle a reuniones, jornadas informativas, talleres o actos similares (en lo sucesivo, «reuniones») con miembros del personal de las instituciones, órganos y organismos europeos, personal de las administraciones de los Estados miembros de la UE y público en general.

El tratamiento implica el uso de sus datos personales para invitarle a una reunión organizada por la Oficina de Publicaciones y celebrada en los locales de la Oficina de Publicaciones o en otro lugar, o para registrarle en ella.

En circunstancias excepcionales de amenazas para la salud pública, el tratamiento también puede implicar la elaboración de listas de participantes en reuniones esenciales de la Oficina de Publicaciones, incluido el personal externo e interno.

Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos los datos personales porque:

— el tratamiento es necesario para obtener resultados de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;

— el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;

y

— usted, como interesado, ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos.

Base jurídica adicional para el tratamiento:

4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?

Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y la Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos) de la Oficina de Publicaciones pueden recoger las siguientes categorías de datos personales, que son necesarios para participar en la reunión:

• género (necesario para escoger el tratamiento adecuado)
• nombre y apellidos
• cargo
• dirección de correo electrónico y de correo postal profesionales
• número de teléfono profesional
• preferencias/necesidades alimentarias
• información para fines de seguridad (número personal o número del documento de identidad o pasaporte; fecha de nacimiento)
• información a efectos de reembolso (información sobre el uso del transporte y el alojamiento; datos bancarios)
• Además, cabe la posibilidad de que hagamos fotos o vídeos durante el acto.
• En el caso de las listas de participantes en reuniones esenciales, incluido el personal externo e interno, que se establecen para supervisar los contactos con fines de salud pública, todas las categorías de datos son obligatorias y pueden incluir también el número de teléfono y la dirección de correo electrónico particulares, la dirección de la oficina y la hora/fecha/sala de la reunión.

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y la Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos) de la Oficina de Publicaciones solo conservan sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el propósito de su recogida o tratamiento posterior, a saber, la organización de la reunión y cualquier acción de seguimiento necesaria en relación con los fines de la reunión. Todos los datos personales se eliminarán de las bases de datos un año después de la última acción relacionada con la reunión, excepto las grabaciones de presentaciones de conferencias, que se cargarán y publicarán en la página de YouTube de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea. Las grabaciones permanecerán en YouTube. Además, para los seminarios anuales celebrados en la Oficina de Publicaciones para las Direcciones Generales de la Comisión, las agencias de la UE y las Representaciones de la Comisión, los datos personales se conservan como parte de una lista de datos de contacto compartidos internamente entre los servicios de la Comisión Europea durante el tiempo en el que el interesado sea una persona de contacto para la Oficina de Publicaciones. Puede solicitar ser retirado/a de dicha lista de contactos en cualquier momento.

Las listas de participantes en reuniones esenciales, entre ellos el personal externo e interno, elaboradas para supervisar los contactos con fines de salud pública pueden tener un período de retención específico definido por la Secretaría General de la Comisión.

6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido diversas medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye la de permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se concede acceso a los datos personales al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer». Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.

La información que recogemos no se facilitará a ningún tercero, salvo en la medida y para los fines que marque la ley. La Oficina de Publicaciones no facilitará datos personales a terceros para fines de publicidad directa.

Redes sociales

Utilizamos las redes sociales para informar de la conferencia ENDORSE 2025 a través de canales contemporáneos de uso generalizado, así como para promocionarla. Por ejemplo, puede ver vídeos que cargamos en la página de YouTube de la Oficina de Publicaciones y seguir los enlaces de nuestro sitio web a Twitter, Instagram y LinkedIn.

Cuando nuestras páginas web se cargan en su ordenador (u otros dispositivos), la visualización de los botones de X (antes llamada Twitter), Instagram, YouTube y LinkedIn no incluye «cookies» para conectarse a estos servicios.

Desde nuestro sitio web puede ver vídeos relacionados con la conferencia a través del reproductor de YouTube. En caso de que quiera ver un vídeo y pulse el botón para reproducirlo, se instalará una «cookie» de YouTube en su ordenador o dispositivo. Si no pulsa el botón de reproducción de un vídeo, no se instalará ninguna «cookie».

El uso de las redes sociales no implica en modo alguno la aprobación de estos ni de su política de privacidad. En caso de indisponibilidad ocasional de una o varias redes sociales, no asumimos responsabilidad alguna por la falta de servicio debido a esa interrupción.

Le recomendamos que lea las políticas de privacidad de X (antes llamada Twitter), LinkedIn, Instagram y YouTube. En ellas se explica la política de recogida y tratamiento de datos de cada empresa, el uso que hacen de los datos, los derechos que le corresponden y la manera en que puede proteger su privacidad al utilizar estos servicios.

Aplicación para conferencias

La Oficina de Publicaciones utiliza la aplicación para conferencias Slido (https://www.sli.do/). La aplicación está diseñada para ayudar a los solicitantes de registro a participar en la conferencia ENDORSE 2025 colaborando en encuestas, compartiendo puntos de vista y formulando preguntas. Se anima a los solicitantes de registro a que descarguen o utilicen la aplicación para conferencias, pero no están obligados a hacerlo.

Al utilizar la aplicación para conferencias por primera vez, los participantes deberán crear una cuenta. La cuenta contendrá el nombre, los apellidos y el cargo, así como la dirección de correo electrónico y la contraseña.

La sección «Preguntar/comentar/votar» de la aplicación de conferencias permite a los asistentes participar en la conferencia. Las preguntas y comentarios de los participantes, así como los agregados de los resultados de cualquier encuesta que tenga lugar durante la sesión pública de la conferencia, se mostrarán en una pantalla en la sala de conferencias. Antes de mostrar esta información, los moderadores (el proveedor de servicios y la Oficina de Publicaciones) la analizarán para verificar, en la medida de lo posible, la autenticidad de la identidad del remitente y la pertinencia del contenido del mensaje o la pregunta.

Los servicios cubiertos por la aplicación Slido no son responsabilidad de la Oficina de Publicaciones. Le sugerimos que consulte la Declaración de Privacidad de Cisco en línea, que se aplica a todos los productos y servicios de Cisco, incluida Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

La Oficina de Publicaciones también utiliza la herramienta de conferencias EasyChair (https://easychair.org/). El comité del programa se servirá de esta herramienta, que apoya la gestión del envío de artículos para la conferencia ENDORSE 2025, la revisión de los documentos, la edición del programa y la preparación de las actas de la conferencia.

EasyChair recoge los datos que generalmente necesitan los organizadores de conferencias. Esto incluye el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección para la correspondencia, la página web, el país, la afiliación, el número de teléfono y la contraseña. Los servicios cubiertos por la aplicación EasyChair no son responsabilidad de la Oficina de Publicaciones. Le sugerimos que consulte la Declaración de Privacidad de EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Usted tiene derechos específicos como «interesado» con arreglo al capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular el derecho a acceder a sus datos personales, el derecho a que estos sean rectificados o suprimidos y el derecho a restringir su tratamiento. En su caso, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y derecho a la portabilidad de estos.

Como interesado, consiente en facilitar sus datos personales a la Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y la Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos) de la Oficina de Publicaciones para la presente operación de tratamiento. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento mediante notificación al respecto al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.

Si no desea ser fotografiado o filmado durante el acto, póngase en contacto con el responsable del tratamiento de datos (véase el punto 9) e infórmele de su decisión. El personal del responsable del tratamiento de datos intentará situarle en un lugar en el que no aparezca en las fotografías.

Si después del acto desea que determinadas fotos o vídeos en los que usted aparece se retiren de cualquier repositorio conectado, o que se elimine su imagen de una fotografía o vídeo, envíe su solicitud al responsable del tratamiento de datos.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Los datos de contacto de todos ellos figuran a continuación, en el punto 9.

Por lo que se refiere a las listas de participantes en reuniones esenciales, incluido el personal externo e interno, elaboradas para supervisar los contactos con fines de salud pública, pueden aplicarse restricciones a sus derechos como interesado de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725. Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica en el punto 10.

9. Información de contacto

— Responsable del tratamiento de datos

Si desea ejercer los derechos que le corresponden con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, o tiene observaciones, preguntas o dudas, o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, la Unidad D.1 (Relaciones con las partes interesadas y divulgación) y la Unidad A.1 (Servicios de normalización de datos y formatos) de la Oficina de Publicaciones (OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu).

— Delegado de protección de datos de la Comisión

Si desea plantear cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

— Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le corresponden con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).

10. ¿Dónde puede encontrar información más detallada?

El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La presente operación de tratamiento específica se incluirá en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00491